Tại sao Khách hàng nên upload trực tiếp chứng từ hóa đơn lên 1ketoan thay vì gửi qua các kênh khác ( Email, Zalo, Facebook … ) ?

Thế kỷ 21 được coi là kỷ nguyên phát triển của công nghệ thông tin, nổi bật là cuộc “Cách mạng công nghệ 4.0” với những biến đổi mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Đối với lĩnh vực Dịch vụ kế toán thuế cũng vậy, 1ketoan.com chúng tôi là một trong nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực này.

Là doanh nghiệp đầu tiên áp dụng công nghệ vào việc cung cấp dịch vụ kế toán thuế. Với đội ngũ kế toán trưởng hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực, cùng kết hợp với các chuyên gia lập trình để tạo nên phần mềm 1ketoan.com này ( hay có thể gọi là “ Phần mềm quản lý kế toán” ). Khi đã tạo nên một phần mềm, chắc chắn sẽ phải có những yếu tố tối ưu hơn so với các cách làm của các bên Dịch vụ cũ. Vì vậy, chúng tôi luôn hi vọng khách hàng có thể phối hợp để sử dụng phần mềm 1ketoan để lưu trữ chứng từ hoa đơn thay vì gửi các kênh khác.Lý do tại sao ? Hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi

I. THÓI QUEN CỦA KHÁCH HÀNG – CHỦ DOANH NGHIỆP VÀ RỦI RO CÓ THỂ GẶP PHẢI

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ – rất nhỏ – Đối tượng chính sử dụng Dịch vụ Kế toán Thuế thường liên lạc qua các kênh:

• Email cho các hoạt động chính thức, nhận hóa đơn điện tử…
• Zalo ( hoặc các ứng dụng chat khác) cho các hoạt động diễn ra liên tục, thường xuyên.

Trong tất cả các kênh liên lạc này, việc nhận thông tin hóa đơn thường được sử dụng, đặc biệt trong thời điểm hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều như hiện tại. 

Với 1ketoan.com, việc số hóa chứng từ rất thuận tiện cho chúng tôi. Đặc biệt với việc sử dụng phần mềm 1ketoan để lưu trữ chứng từ. Tuy nhiên, có một số vấn đề thực tế đang diễn ra có thể gây rủi ro cho Khách hàng

• Chuyển tiếp ngay email hóa đơn của Khách hàng sang cho Bên dịch vụ
• Chuyển tiếp hình ảnh hóa đơn từ nhóm Zalo với Khách hàng/ nhà cung cấp sang cho bên dịch vụ Kế toán
• Gửi hình ảnh hóa đơn qua zalo, nhóm zalo của kế toán phụ trách …v..v. hoặc các kênh liên lạc chat khác

Việc nay diễn ra thường ở các chủ doanh nghiệp:

• Quá bận rộn với công việc nên tiết kiệm thời gian
• Thói quen dùng các ứng dụng cũ nên ngại tìm hiểu cái mới
• Thói quen khi sử dụng kênh thông tin này với các Dịch vụ Kế toán khác

Tuy nhiên, việc sử dụng những kênh liên lạc này sẽ có nhiều rủi ro cho Doanh nghiệp. Hãy chú ý những vấn đề sau

Rủi ro gặp phải khi sử dụng các kênh liên lạc trên

Khi sử dụng các kênh liên lạc chung, không chuyên dành cho Kế toán Thuế để gửi chứng từ, sẽ dẫn đến 1 số vấn đề

– Trôi tin nhắn zalo, facebook … Trôi email hoặc Email không nhận được không có phương án xác minh. Việc này có thể dẫn đến việc báo cáo Thuế có vấn đề ( đặc biệt với chứng từ đầu vào)

– Độ bảo mật thông tin của các trang điện tử không cao.

– Trên các kênh liên lạc có nhiều cá nhân của Doanh nghiệp và bên cung cấp Dịch vụ. Có thể bị lộ các thông tin kinh doanh. Đặc biệt với nhân lực có thể sẽ chuyển, nghỉ việc.

– Đặc biệt, nếu trong thời gian ngắn gửi rất nhiều thông tin qua kênh Online sẽ dẫn đến việc bị sót chứng từ, Kế toán viên phải tự kiểm tra và có nhiều rủi ro cho Doanh nghiệp

– Kế toán không nhận được thông báo nhắc cần hạch toán từ phần mềm quản lý kế toán, dẫn đến tiến độ công việc bị chậm trễ, không phải hồi kịp thời cho chủ doanh nghiệp tình hình công ty.

Việc quy trách nhiệm khi thông tin gửi qua các kênh trên là rất khó. Tuy nhiên, khi phát sinh vấn đề về báo cáo thuế, báo cáo tài chính thì Doanh nghiệp là bên bị ảnh hưởng đầu tiên.

Hiểu được các rủi ro này, nên chúng tôi đã xây dựng phần mềm 1ketoan.com với nhiêu tính năng hỗ trợ chủ doanh nghiệp. Giúp triệt tiêu các rủi ro và còn hỗ trợ chủ doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý.

Tiêu chí của Đồng Hành là hướng đến Dịch vụ kế toán thuế trên phần mềm. Để làm được điều đó, chúng tôi cần Doanh nghiệp hiểu về phần mềm cũng như phương pháp hoạt động của nó. Và quan trọng hơn hết chúng tôi cần chủ doanh nghiệp, kế toán hỗ trợ cùng kết hợp với chúng tôi để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tốt nhất, đem đến hiệu quả công việc cao nhất, tối ưu chi phí kế toán cho doanh nghiệp ở mức thấp nhất.

II. TẠI SAO CHÚNG TÔI LUÔN KHUYÊN DÙNG 1KETOAN.COM

Đến với dịch vụ kế toán 1ketoan.com thay vì việc chủ doanh nghiệp đưa chứng từ gốc hoặc chụp ảnh gửi cho kế toán viên, hay chờ hết tuần hoặc hết tháng kế toán sẽ tới lấy bản photo hóa đơn. Thì thay vào đó bạn sẽ chụp ảnh và gửi lên phần mềm 1ketoan.com của chúng tôi. Và chỉ 3 – 5 ngày sau khi nhận được hóa đơn chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra luôn được kết quả công việc ngày trên phần mềm kế toán này.

Như vậy, Tôi gọi 1ketoan.com là “ Phần mềm quản lý kế toán “ là bởi:

• Bạn kiểm soát kế toán viên ngay trên phần mềm, bất cứ đâu, bất cứ khi nào bạn đều có thể biết được: Kế toán đang làm gì ? Kế toán có làm việc hay không ? Kế toán làm đúng hay sai ? Kết quả công việc ra sao? Và tình hình công ty bạn đang như thế nào ? 
• Tất cả mọi vấn đề của công ty bạn đều có thể kiểm soát được ngay trong tháng, ngay trong quý, thậm chí là ngay trong ngày hôm đó, mà không cần phải đợi tới hết tháng hay hết quý và chờ kế toán báo cáo. Sổ kế toán được thể hiện cho kế toán viên hạch toán và kết quả sẽ được thể hiện tức thời cho chủ doanh nghiệp biết.
• Khi sử dụng dịch vụ, bạn sẽ không cần phải hỏi kế toán là: Em ơi kho hàng công ty anh giờ ra sao? Hay Em ơi, quý này anh phải nộp bao nhiêu tiền thuế? ..v..v.. Mà chủ doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát mọi vấn đề này.

Với “ Phần mềm quản lý kế toán “ này chủ doanh nghiệp sẽ tương tác bằng cách chụp ảnh hoặc scan và gửi từ máy tính hoặc điện thoại lên cho kế toán viên. Bằng cách này bạn vừa có thể lưu trữ lại hình ảnh chứng từ của công ty trên phần mềm, và cũng là cách chủ doanh nghiệp một lần nữa đối soát lại những hóa đơn mà mình đang có.

Ưu điểm của việc này là bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất mát chứng từ mà kế toán viên của 1ketoan.com vẫn xử lý hồ sơ Thuế của công ty bạn. Và cũng tránh được việc trôi tin nhắn hình ảnh khi gửi qua zalo, email, facebook… hay các kênh điện tử khác.

Nếu câu hỏi của bạn là: Dữ liệu kế toán của Khách hàng lưu trữ online có đảm bảo tính bảo mật không?

– Thì chúng tôi có thể cam kết bằng văn bản (Hợp đồng dịch vụ kế toán) rằng: Hoàn toàn bảo mật. 

– Chính việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính cá nhân của Khách hàng tiềm ẩn nhiều nguy cơ mất an toàn do virus, mã độc và nguy cơ mất mát nếu máy tính bị hỏng, bị mất. Dữ liệu được lưu trên hệ thống server của Đồng Hành được bảo vệ bởi tường lửa và những dịch vụ bảo mật chuyên nghiệp đồng thời được backup hàng ngày tránh rủi ro mất dữ liệu.

Hướng dẫn chi tiết xử dụng phần mềm 1ketoan.com

Dẫn chứng:

1. Hình ảnh từ 1ketoan.com: Để biết kế toán làm đúng hay sai từ bước nhập liệu

Chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin từ hình ảnh hóa đơn ở góc trái màn hình và kết quả việc kế toán nhập liệu ở góc phải màn hình là đúng hay sai.

2. Hình ảnh từ 1ketoan.com: Để biết kế toán có làm việc hay không?

Với bước kiểm tra này chủ doanh nghiệp có thể biết kế toán làm việc hay không bằng cách:

– Trạng thái hình ảnh hóa đơn với tích màu xanh: Là kế toán đã xử lý xong.

– Trạng thái hình ảnh hóa đơn với tích màu vàng: Là kế toán đã xem

– Trạng thái hình ảnh hóa đơn chưa có tích màu: Là kế toán chưa xem, chưa xử lý

3. Hình ảnh từ 1ketoan.com: Để biết tình hình công ty bạn như thế nào?

Bằng cách sử dụng các chức năng trên thanh công cụ bên góc trái màn hình của phần mềm chủ doanh nghiệp có thể nắm được tất cả các vấn đề về thuế cũng như báo cáo thuế của công ty mình.

Như vậy, với cách áp dụng công nghệ vào việc cung cấp dịch vụ của 1ketoan.com. Đây chính là điểm khác biệt lớn nhất so với các bên cung cấp dịch vụ truyền thống. Chúng tôi nghĩ rằng những đặc điểm của công nghệ mà chúng tôi đem lại cho khách hàng sẽ khắc phục được rất nhiều nhược điểm của các bên dịch vụ truyền thống khác.

Với những chia sẻ trên chúng tôi mong rằng Dịch vụ kế toán thuế 1ketoan.com sẽ là sự lựa chọn lý tưởng của anh chị. Mong rằng Công ty sẽ trở thành Khách hàng để 1ketoan.com đồng hành lâu dài.

Để được tư vấn các vấn để về Thuế miễn phí anh chị gọi ngay 0888.005.630 chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ quý doanh nghiệp!!!