Có Nên Kết Hợp Nhân Viên Bán Hàng Với Kế Toán Bán Hàng? Hay Thuê Dịch Vụ?

Doanh nghiệp làm thương mại, đặc biệt là thương mại trực tiếp thường sẽ có các vị trí nhân viên bán hàng (Nhân viên kinh doanh). Cùng với đó, sẽ có vị trí kế toán bán hàng hỗ trợ, bổ sung các thông tin cần thiết NVBH này. Tuy nhiên, trong điều kiện thực tế, các chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ tối ưu cho vị trí công việc này bằng cách thuê một kế toán về phụ trách cả việc bán hàng và nghiệp vụ kế toán.

Sự thật về công việc này là như thế nào? Có thể tối ưu phương án như Doanh nghiệp hay làm? 

Các công việc của nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng

Nhân viên bán hàng là gì ?

Nhân viên bán hàng (Nhân viên kinh doanh) với doanh nghiệp thương mại thường làm trong các cửa hàng, showroom. Họ làm công việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thuyết phục và trực tiếp mang về doanh số cho công ty.

Với các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn, với một (hoặc một nhóm) NVBH, sẽ có sự hỗ trợ từ nhân lực Kế toán bán hàng.

Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là những công việc ghi chép những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng. Từ việc ghi hóa đơn, sổ chi tiết doanh thu cho đến việc lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan.

Nhìn chung, công việc của kế toán bán hàng so với các kế toán khác thuộc loại công việc nhẹ, không cần nhiều kinh nghiệm. Nếu làm kế toán bán hàng trong nhà hàng khách sạn… (trong công ty lớn) thì mới vất vả. Còn nếu làm doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cũng nhẹ và khỏe.

Công việc của kế toán bán hàng là làm gì?

Theo đúng tiêu chuẩn của một Kế toán bán hàng cho doanh nghiệp cỡ vừa, có khá nhiều công việc: 

• Ghi chép những thông tin ghi nhận hóa đơn hàng ngày. Kiểm tra đơn giá sản phẩm, số lượng sản phẩm từ đó xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Kiểm tra và giám sát các kế toán thực hiện bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối hàng bán.
• Cập nhật giá cả và sản phẩm mới cho doanh nghiệp.
• Lập các bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu và thuế GTGT vào cuối ngày.
• Tính toán một cách chính xác tổng doanh thu, đơn giá, thuế GTGT của từng nhóm hàng và theo đơn vị để tiện cho việc quản lý kiểm tra hàng.
• Kiểm tra tình trạng quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ hay theo dõi những lô hàng, tiền hàng và khách nợ để nắm bắt và báo cáo lại cho phòng kế toán, đặc biệt là kế toán trưởng.
• Nắm rõ giá mua thực tế của lượng hàng để điều tiết giá sản phẩm cũng như lãi lỗ trong kinh doanh.
• Nắm rõ các thông tin về tất cả các khoản chi phí bán hàng, những phát sinh thực tế để dựa vào đó thực hiện xác định kết quả kinh doanh.
• Cung cấp thông tin về bán hàng và doanh số để phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
• Làm các công việc đối chiếu với bên thủ kho về số lượng hàng bán và hàng tồn.
• Quản lý hóa đơn chứng từ, các hợp đồng với khách.
• Làm thẻ VIP cho khách hàng (nếu mô hình là nhà hàng – khách sạn).
• Thực hiện các công việc kế toán trưởng giao.

Thực tế công việc với doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ

Thực tế, công việc của các DN nhỏ thường không thuê nhân lực riêng cho từng vị trí trên. Do khối lượng nhân viên không quá nhiều (đặc biệt là doanh nghiệp siêu nhỏ). Chủ DN thường lựa chọn nhân viên dạng “đa nhiệm” – một nhân lực làm nhiều nhiệm vụ.

Kết hợp giữa kế toán bán hàng và nhân viên bán hàng

Việc kết hợp giữa kế toán bán hàng và NVBH hết sức bình thường ở trong nhiều doanh nghiệp nhỏ. Khi tuyển dụng, họ có thể tuyển kế toán có kiến thức cơ bản để xử lý và tìm hiểu. Như vậy, một nhân viên sẽ thực hiện các công việc như sau:

• Trực tiếp tư vấn/bán hàng cho Khách hàng.
• Chủ động việc xuất hóa đơn theo yêu cầu của Khách hàng.
• Cập nhật giá cả và sản phẩm mới cho doanh nghiệp.
• Lập các bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu và thuế GTGT vào cuối ngày.
• Kiểm tra tình trạng quản lý tiền hàng, khách nợ.
• Tính toán chính xác tổng doanh thu, đơn giá, thuế GTGT của từng nhóm hàng và theo đơn vị để tiện cho việc quản lý kiểm tra hàng.
• Cung cấp thông tin về bán hàng, doanh số để phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
• Làm các công việc đối chiếu với bên thủ kho về số lượng hàng bán và hàng tồn.

Kết quả công việc có tối ưu?

Những công việc được gọi là kiêm nhiệm kia thực tế có thể đào tạo cho một nhân viên bán hàng để thực hiện. Tuy nhiên các báo cáo chuẩn kế toán, đặc biệt là tình hình lỗ lại, đưa tư vấn, phân tích cho Kế toán thường sẽ không làm được hoặc làm không tốt.

Thực tế chỉ ra rằng, người làm bán hàng và người làm kế toán giỏi thường có các tính chất cá nhân khác biệt. Người làm tốt việc này thì khó làm tốt việc còn lại.

Các nhân viên bán hàng thường chỉ làm 1 số lượng công việc ghi nhận đơn giản. Các khâu còn lại, báo cáo chi tiết, nhân viên khác phụ trách, hoặc cụ thể là chủ DN.

Như vậy, nếu chủ doanh nghiệp không thực sự hiểu về tài chính – Kế toán, thì tình hinh kinh doanh thực sự của doanh nghiệp có được đảm bảo ? Ai là người trả lời các câu hỏi:

• Tình hình lãi lỗ thực sự của doanh nghiệp là như thế nào ? Minh bạch tài chính với các cổ đông bằng số liệu?
• Thống kê chi tiết về giá vốn hàng bán, tổng hợp các loại chi phí vận hành trong doanh nghiệp?
• Việc đầu tư thêm có mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp?
• Nếu doanh nghiệp hướng đến làm một sổ thì có được không?
• Xử lý với cơ quan Thuế như thế nào?

Có phương án nào tốt hơn cho doanh nghiệp ?

 Với quan điểm chuyên môn hóa, và việc kế toán – tài chính nên dành cho chuyên gia. Chúng tôi tin rằng, NVBH nên được đào tạo thật tốt về kỹ năng bán hàng, cùng với các nghiệp vụ ghi nhận đơn giản. Còn những công việc phân tích về kế toán, chi tiết, sẽ dành cho nhân sự chuyên môn.

Tuy nhiên, chi phí nhân sự chuyên môn cho kế toán nhiều kinh nghiệm thường khá cao. Vậy chủ doanh nghiệp có thể ứng xử như thế nào ?

Chắc chắn, đây là một trong những vấn đề khiến chủ DN đau đầu, phân vân, có nhiều lo lắng. Thực tế, trên thị trường có nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng không hoàn toàn xử lý được mọi vấn đề của doanh nghiệp. 

Hiểu được vấn đề này, chúng tôi – Đồng sở hữu thương hiệu 1ketoan.com và topa.vn đưa ra các giải pháp phù hợp nhất cho từng khách hàng:

• Với KH có nghiệp vụ nội bộ tương đối ổn, nhưng nghiệp vụ, báo cáo thuế chưa có chuyên môn. Chúng tôi cung cấp Dịch vụ Kế toán Thuế 1ketoan.com hỗ trợ toàn bộ mọi vấn đề liên quan đến cơ quan Thuế.
• Với các KH chưa có kế toán nội bộ, chỉ có chủ DN với nhân viên vận hành, bán hàng. Chúng tôi cung cấp giải pháp kế toán thông minh trọn gói topa.vn. Đây là giải pháp phu hợp nhất với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ. Khi không cần kế toán chuyên môn nhưng vẫn nhận được những lợi ích và báo cáo, tư vấn tốt nhất từ Kế toán trưởng.

Xem thêm:

• Chi phí phát sinh trước ngày trên giấy phép kinh doanh xử lý như thế nào?
• 1KETOAN.COM LÀ PHẦN MỀM NHƯ THẾ NÀO ? CÓ THỂ HỖ TRỢ VIỆC LÀM THUẾ TỐT HƠN MISA?

Nếu quan tâm đến bất cứ dịch vụ nào của chúng tôi, hãy liên lạc ngay

Hotline tư vấn dịch vụ kế toán thuế 1ketoan.com: 0888.005.630

Hotline tư vấn giải pháp kế toán thông minh topa.vn: 0888.005.630