Dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp

Blog cập nhật kiến thức kế toán, thuế và luật mới nhất cho doanh nghiệp

Thông tin cho doanh nghiệp

Điều kiện để đưa chi phí tiền lương vào chi phí được trừ?

Đối với hầu hết các DN hiện nay, việc tìm giải pháp để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tối ưu chi phí thuế phải nộp là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của các chủ DN từ siêu nhỏ đến lớn. Và một loại chi phí mà chắc chắn doanh nghiệp nào cũng phải phát sinh đó là chi phí lương nhân công. Vậy vấn đề đặt ra là làm sao để đưa các chi phí tiền lương tiền công cho nhân viên vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, 1ketoan.com sẽ cũng bạn tìm hiểu vấn đề này nhé!

Quy định về Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, phúc lợi … cho người lao động, điều kiện để đưa chi phí tiền lương vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp được nêu rõ Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về Thuế TNDN:

  1. Chi phí trang phục

– Trường hợp 1: Nếu bạn chi bằng hiện vật cho người lao động phải có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.

– Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp bạn có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Tóm lại bạn chỉ cần hiểu là: Nếu chi bằng hiện vật phải có hoá đơn, chứng từ thì sẽ được trừ toàn bộ. Nếu chi bằng tiền sẽ không được vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

  1. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép thì bạn lưu ý

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp

– Chi phí đi công tác sẽ bao gồm chi phí đi lại: vé tàu xe, vé máy bay …, nhà nghỉ, khách sạn và tất cả phải có hoá đơn, chứng từ đầy đủ, kèm theo giấy đi đường, quyết định cử đi công tác

Nhưng nếu nhân viên công ty bạn quên không lấy hoặc không có hoá đơn thì sao?

– Khi đó bạn sẽ làm Khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và như vậy bạn cần phải xây dựng 1 quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ (Quy định cụ thể thời gian, mức phụ cấp …) kèm theo giấy đi đường, quyết định cử đi công tác.

Trên Thực tế thì giám đốc đi công tác chi mua vé máy bay rồi thanh toán và phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên và sếp thanh toán bằng thẻ ngân hàng của sếp luôn ” Như vậy thì phải làm sao để đưa vào chi phí hợp lý?

Trong trường hợp này thì mới đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Còn việc tính vào chi phí được trừ thì phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

  1. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến

Doanh nghiệp phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến và có quy chế quy định bằng văn bản cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến.

Các  quy định khác liên quan đến hồ sơ chi phí

Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động phải thực tế chi trả, có phiếu chi lương và chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật. Phiếu chi lương phải có chữ ký của người lao động

Các khoản chi lương thưởng, BH phải được ghi cụ thể điều kiện và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động không được tính vào chi phí được trừ nếu hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (31/3 của năm sau) thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Tức là đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN thì phải chi trả rồi thì khoản chi đó mới được tính

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau

Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh thì không được tính vào chi phí được trừ 

Trên đây 1ketoan.com xin tạm thời đưa ra một số các chi phí tiền lương tiền công cơ bản và phổ biến trong các DN và điều kiện để đưa các khoản chi phí này vào CP được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN, ngoài ra liên quan đến chi phí lương nhân viên còn rất nhiều khoản chi khác nữa… 

Để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời và chính xác quý doanh nghiệp và các bạn vui lòng liên hệ với 1ketoan.com theo số hotline sau: 0377.232.202 / 0912.390.399. 1KETOAN rất sẵn lòng hỗ trợ các bạn tốt nhất. Chúc các bạn thành công!

Comment here