Rất nhiều doanh nghiệp Thuê nhà chung cư/ nhà riêng để làm văn phòng/ Kho cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi thuê của cá nhân có trường hợp phát sinh không có hóa đơn do chủ nhà không đăng ký phát hành. Vậy có các trường hợp nào xảy ra ? Cần chuẩn bị gi để hợp lý chi phí Thuế khi doanh nghiệp thuê văn phòng ?

Hãy cùng 1ketoan.com đưa ra các trường hợp phù hợp

Có 3 trường hợp xảy ra:

Trường hợp 1:Cá nhân không kinh doanh cho thuê doanh nghiệp.

Xử lý : Chỉ cần nộp thuế thay không cần hóa đơn

Việc này xảy ra khi có những điều kiện sau:

• Thuê nhà làm kho, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của cá nhân.
• Có doanh thu lớn hơn > 100 triệu/năm không cần hóa đơn tài chính (Áp dụng 1/1/2015)

Trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thay cho bên cho thuê:

Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân  sách Nhà Nước.

Các hồ sơ chứng từ để được thuế chấp nhận là chi phí được trừ như sau:

• Hợp đồng thuê nhà
• Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
• Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Biên bản bàn giao nhà
• Nộp thuế môn bài
• Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Trường hợp Công ty thuê nhà của cá nhân với giá trị lớn hơn 100 triệu/năm:

• Nếu hợp đồng thuê có quy định việc Công ty chịu trách nhiệm nộp thuế thay cho chủ nhà thì được miễn yêu cầu về hóa đơn khi hạch toán tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý.
• Thay vào đó, Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân sách nhà nước
• Trường hợp này cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty.

Hồ sơ chứng từ đầy đủ làm căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

>> Sử dụng Dịch vụ Kế toán Thuế để đảm bảo các chi phí được tư vấn hợp lý
2.  Trường hợp 2: Cá nhân không kinh doanh Nếu tổng tiền thuê nhà < 100tr/năm.

Xử lý : miễn thuế TNCN, GTGT, môn bài và không cấp hóa đơn.
Căn cứ:

– Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Tại Điều 4 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 về thuế TNCN từ năm 2015 trở đi

– Điều 03 Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 lệ phí môn bài áp dụng 01/01/2017

Theo đó:

– Về hóa đơn:

• Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa
• Dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.

– Về thuế TNCN và thuế GTGT: Đối với cá nhân cho thuê tài sản thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản.”.


Về Miễn lệ phí môn bài : Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm

1. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.

2. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.

4. Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.

Từ năm 2017 Nếu DN bạn đi thuê nhà mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng:

Không cần phải có hóa đơn, Hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
– Biên bản bàn giao nhà
– Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
– Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

>> Sử dụng Dịch vụ Kế toán Thuế để đảm bảo các chi phí được tư vấn hợp lý

3. Trường hợp 3:Tổng tiền thuê nhà trên 100 triệu / năm.  Doanh nghiệp không thực hiện nộp thay thuế cho chủ nhà

Xử lý :Cá nhân phải đi mua hóa đơn, nộp thuế GTGT, Thuế TNCN
Hồ sơ:
– Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
– Biên bản bàn giao nhà
– Chứng từ thanh toán: > 20 tr phải chuyển khoản
– Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp.

– Nếu tổng số tiền nhà mà > 100.000.000/năm hoặc > 8,4 triệu/tháng: Thì hộ gia đình, cá nhân cho thuê phải khai, nộp thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân. Dựa vào hóa đơn đó DN được hạch toán vào chi phí.
Các loại thuế chủ nhà phải chịu:5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài


Đăng ký thủ tục với sở kế hoạch về chi phí thuê văn phòng:

– Doanh nghiệp thuê nhà để làm văn phòng và thuê kho để hàng, nếu có đầy đủ chứng từ the quy định thì chi phí đi thuê (văn phòng, kho) này được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế, doanh nghiệp phải làm thủ tục Xin giấy phép mở chi nhánh, địa điểm kinh doanh, kho bãi… đối với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.

– Trường hợp doanh nghiệp phát sinh thuê để làm địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện…có phát sinh chi phí nhưng không làm đầy đủ thục đăng ký với SKHĐT và thông báo với cơ quan thuế thì những chi phí phát sinh này không được tính là chi phí hợp lý

–Trường hợp các doanh nghiệp thuê nhà, thuê đất trả tiền trước nhiều năm thì phải chi phí thuê nhà, thuê đất được phân bổ cho từng năm theo số năm trả tiền trước.

Như vậy, tùy từng thời điểm, từng trường hợp khác nhau mà Doanh nghiệp và người cho Thuê nhà sẽ phải lựa chọn các phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tư vấn hồ sơ Thuế cho phù hợp nhất với tình hình để đảm bảo thông tin được chính xác và hợp lệ

>> Xem thêm kiến thức về Kế toán Thuế