Một số lưu ý khi xuất hóa đơn VAT ( giấy, điện tử) cho Khách hàng
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kế toán chuyên về thuế, hoặc có nhưng kế toán chưa có kinh nghiệm. Đến thơi điểm xuất hóa đơn lúng túng không biết xử lý ra sao. Vậy xuất hóa đơn như thế nào? Có những lưu ý gì cần quan tâm? Hãy cùng trả lời với 1ketoan.com
Điều kiện cần có để xuất được hóa đơn
Với Doanh nghiệp mới thành lập, sẽ có các thủ tục cần làm để được phát hành hóa đơn:
- Đề nghị được sử dụng hóa đơn GTGT
- Mua hóa đơn giá trị gia tăng
- Thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng
Sau khi được cơ quan Thuế chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép xuất hóa đơn cho Khách hàng. Nếu không, các hóa đơn này sẽ không đươc tính vào chi phí thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt
Các lưu ý khi xuất hóa đơn
Điền ngày tháng trên hóa đơn
Lưu ý:
- Đối với hóa đơn vừa mới phát hành thì ngày tháng trên hóa đơn >= ngày bắt đầu sử dụng trên thông báo phát hành.
- Hóa đơn sau phải có ngày >= ngày của hóa đơn trước liền kề.
- Ngày xuất hóa đơn bán ra >= ngày trên hóa đơn mua vào.
- Nhiều hóa đơn viết cùng 01 ngày có tổng giá trị thanh toán >=20tr thì phải chuyển khoản.
Thông tin khách hàng
- Viết đúng theo thông tin khách hàng cung cấp.
- Có thể tra cứu thông tin theo link và đối chiếu với thông tin khách hàng cung cấp. Nếu có sai khác thì phản hồi lại khách hàng và thống nhất thông tin chính xác.
- Phần người mua hàng: nên hỏi ý kiến khách hàng xem điền tên họ của ai, nếu không thì bỏ trống.
- Thông tin: tên công ty, địa chỉ, MST viết chính xác và đúng vị trí.
- Những thông tin có thể viết tắt trên hóa đơn:
| STT | Từ được phép viết tắt | Viết tắt thành |
| 1 | Phường | P |
| 2 | Xã | X |
| 3 | Thị trấn | TT |
| 4 | Quận | Q |
| 5 | Huyện | H |
| 6 | Thị xã | TX |
| 7 | Thành phố | TP |
| 8 | Tỉnh | T |
| 9 | Việt Nam | VN |
| 10 | Cổ phần | CP |
| 11 | Doanh nghiệp tư nhân | DNTN |
| 12 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 13 | Hợp danh | HD |
| 14 | Khu công nghiệp | KCN |
| 15 | Khu chế xuất | KCX |
| 16 | Sản xuất | SX |
| 17 | Xây dựng | XD |
| 18 | Thương mại | TM |
| 19 | Dịch vụ | DV |
| 20 | Chi nhánh | CN |
| 21 | Các từ khác nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. |
Viết hóa đơn theo bảng kê ( với hóa đơn giấy)
- Nội dung trên hóa đơn: Tên chung hàng hóa kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…
- Nội dung trên bảng kê
- Nếu viết nội dung theo phụ lục hợp đồng, hợp đồng, bảng quyết toán khối lượng thì nội dung trên hóa đơn: Thông tin chung của hợp đồng, phụ lục hợp đồng, … theo phụ lục, hợp đồng, … số … ngày …
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã không cần bảng kê, tất cả nội dung hiển thị trên hóa đơn.
Viết hóa đơn theo mặt hàng
Cần phải kiểm tra số lượng mặt hàng trước khi xuất hóa đơn.
Những mặt hàng nào còn trong kho hàng mới được xuất hóa đơn. Hiện nay có rất nhiêu doanh nghiệp không quản lý kho hàng của minh theo hóa đơn dẫn đến nhiêu chi phí bị loại bỏ do âm kho.
Nếu Doanh nghiệp sử dụng Dịch vụ Kế toán Thuế 1ketoan.com, chúng tôi có hỗ trợ việc kiểm tra kho hàng nay trực tiếp để xuất hóa đơn cho chính xác.
Hướng dẫn ký đóng dấu ( Cho hóa đơn giấy)
- Phần thủ trưởng đơn vị: Giám đốc ký và đóng dấu tròn + dấu chức danh.
- Hoặc đóng dấu tròn ở phía trên, góc phải gần khu vực thông tin công ty chỉ ký vào phần người bán hàng.
- Người bán hàng: Bắt buộc ký và ghi rõ họ tên.
Các thông tin khác:
- Thuế suất: tra biểu thuế GTGT hoặc lấy theo thuế suất trên hóa đơn mua vào.
- Tổng tiền hàng, tiền thuế: Chính xác.
- Số tiền bằng chữ: Ghi chính xác và nhớ có chữ “đồng” ở cuối cùng.
Như vậy, 1ketoan.com vừa đưa ra các thông tin lưu ý về việc xuất hóa đơn ( phát hành hóa đơn) VAT cho khách hàng của Doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cân hướng dẫn, tư vấn, tối ưu trong quá trình xuất hóa đơn, hãy liên lạc ngay cho chúng tôi.
Hotline: 0888.005.630
>> Xem thêm thông tin cho Doanh nghiệp
Dịch vụ Kế toán thuế tại Hà Nội
Dịch vụ Kế toán Thuế tại Ba Đình
Dịch vụ Kế toán Thuế tại Thanh Xuân