Hướng dẫn sắp xếp, lưu giữ hồ sơ kế toán tại Doanh nghiệp

Có một vấn đề tưởng đơn giản mà không phải kế toán nào cũng xử lý gọn gàng và thuận tiên: Sắp xếp va lưu trữ hồ sơ kế toán. Đặc biệt với Doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có kế toán nhiều kinh nghiệm. Hoặc phát sinh nhiều chứng từ, nghiệp vụ dẫn đến việc lưu trữ gặp khó khăn. Tuy nhiên, việc sắp xếp lưu giữ đúng chuẩn sẽ giúp cho Kế toán thuận tiện trong việc kiểm tra lại thông tin. Đồng thời, cũng là nền tảng để chuẩn bị cho các kỳ thanh, kiểm tra sau này. Vậy sắp xếp như thế nào la đúng và đủ? Hãy cung giải đáp với 1ketoan.com

Các loại hồ sơ cần lưu trữ

Toàn bộ các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp thì đều cần lưu giữ chứng từ. Tổng hợp lại sẽ có các hồ sơ như sau:

• Hồ sơ mua/ bán hàng
• Hồ sơ liên quan đến ngân hàng
• Hồ sơ nhân lực ( lương, thưởng…)
• Hồ sơ chi phí khác

Lần lượt chúng ta sẽ đi tim phương án cho các hồ sơ trên

Hồ sơ mua hàng

• Thư mục Chung
  • Hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp

• Thư mục Năm
  • Thư mục tháng Tháng
    • (Với từng lần mua hàng ngoài hóa đơn GTGT cần tập hợp hồ sơ liên quan)
      • Hợp đồng mua bán
      • Phiếu giao nhận (nếu là hàng hóa) / Biên bản nghiệm thu (nếu là dịch vụ)
      • Quyết toán khối lượng (nếu nhiều lần giao nhận)
      • Phiếu chi (nếu thanh toán tiền mặt)
      • Hóa đơn GTGT
      • (Nếu là chi phí mua ngoài phục vụ cho đơn hàng cụ thể nào đó cần ghi chú lại thông tin đó)
• Tùy theo lượng chứng từ, sẽ đóng quyển theo tháng/ năm để lưu lại, thông tin chung để cùng với hồ sơ năm

Hồ sơ bán hàng

• (Tương tự hồ sơ mua hàng)

Hồ sơ ngân hàng

• Thư mục Tài khoản ngân hàng (nếu doanh nghiệp mở nhiều tài khoản ngân hàng)
  • Thư mục Năm
    • In sao kê (cả năm)
    • Giấy ủy nhiệm chi: Sắp xếp thứ tự theo thời gian cũ đến mới của từng năm

Hồ sơ lương

• Thư mục Chung
  • CMTND + các giấy tờ khác của người lao động
  • Hợp đồng lao động

• Thư mục Năm
  • Thư mục Tháng
    • Phiếu chi (lương)
    • Bảng thanh toán tiền lương
    • Bảng chấm công

Loại khác

• Giấy nộp tiền thuế online
• Giấy nộp tiền thuế, bảo hiểm trực tiếp tại ngân hàng
• Lệ phí cầu đường

Rõ ràng, để xử lý được những hồ sơ trên là một vấn đề kế toán cần phải nhiều kinh nghiệm hoặc học hỏi chính xác. Hãy tim hiểu kỹ trước khi làm

Doanh nghiệp chưa có bên cung cấp dịch vụ kế toán phù hợp, hãy tìm hiểu đến Dịch vụ kế toán thuế 1ketoan.com. Chúng tôi sẽ hỗ trợ hướng dẫn cho Khách hàng các nghiệp vụ liên quan để thực hiện một cách tốt nhất.

> Tham khảo về thông tin cho Doanh nghiệp

Hotline : 0899516365/ 0327525121