Hướng dẫn chi tiết Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023
Báo cáo tình hình sử dụng lao động đang là một trong những Báo cáo được Quản lý doanh nghiệp quan tâm. Thông thường, đây là công việc của bộ phận nhân sự, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ sử dụng chung kế toán để hỗ trợ. Vậy 1KETOAN xin được hướng dẫn như cho Quy doanh nghiệp về Báo cáo trên một cách chi tiết.
1. Các cách làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động
Cách 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Áp dụng đối với mọi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/.
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.
Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến“.
Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đầy đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động
Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến“.
Bước 5: Kê khai thông tin.
Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 6: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Doanh nghiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.
Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương. Tuân thủ heo kì báo cáo do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.
Cách 2. Báo cáo trực tiếp
Áp dụng với doanh nghiệp không thể báo cáo thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm: Mẫu báo cáo
Nơi nộp:
– Trường hợp thông thường:
- Gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
– Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế:
- Gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Liên lạc cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
2. Hạn báo cáo là khi nào?
Căn cứ pháp lý :
- Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP.
- Thời hạn khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định như sau:
Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Như vậy, mỗi năm, doanh nghiệp sẽ phải báo cáo định kì 06 tháng.Hạn cuối để thực hiện thủ tục này là trước ngày 05/6 và trước 05/12.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội phải báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Phương thức báo cáo:
- Cổng dịch vụ công
- Bản giấy
Cùng với việc gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, các doanh nghiệp còn phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Không báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt thế nào?
Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Cụ thể như sau:
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng.
- Lỗi người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định.
Theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng:
- Lỗi người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định
4. Các câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có phải nộp báo cáo?
Trả lời: Báo cáo tình hình sử dụng lao động nhằm mục đích tổng hợp thống kê việc sử dụng lao động trên toàn quốc. Nên có dùng LAO ĐỘNG hay không thì vẫn phải báo cáo. Điều kiện để báo cáo được thì DN phải có mã đơn vị tức là đã từng xin cấp mã đơn vị thì mới báo cáo được.
Lưu ý: Nếu DN có sử dụng lao động nước ngoài thì tích thêm phần THÊM MÃ LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI (cạnh số 19 trên ảnh hướng dẫn)
Không đóng BHXH có phải nộp báo cáo?
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là trách nhiệm về quản lý lao động của người sử dụng lao động. Do đó, trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng lao động nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho lao động thì vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.
>> Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về Dịch vụ Thuế của 1ketoan.com tại đây