Hóa đơn điện tử lập trước, xuất và ký sau có đúng không?

Theo thông tin hóa đơn điện tử chuẩn bị được áp dụng từ tháng 11/2020, đã có rất nhiều cầu hỏi liên quan được đặt ra. Vì vậy, 1ketoan.com làm 1 chủ đề về những câu hỏi của hóa đơn điện tử. Vậy, việc hóa đơn điện tử lập trước, còn việc xuất và ký hóa đơn vào hôm sau hoặc nhiều hôm sau thì có hợp lệ?

Nguyên nhân phát sinh vấn đề?

Hiện nay, việc hóa đơn điện tử xuất ra cần doanh nghiệp có kế toán viên – chữ ký số và giám đốc chấp thuận thì mới được xuất ra. Tuy nhiên, thời gian làm việc của Kế toán viên thường là trong giờ hành chính, nhưng có nhiều lĩnh vực khách hàng yêu cầu hóa đơn ngoài giờ hành chính, thậm chí là vào ban đêm, sáng sớm, hoặc ngày nghỉ:

• Khách sạn
• Nhà hàng ăn uống
• Siêu thị
• Vận chuyển
• ….

Vậy gặp những khách hàng này mà biết trước giá trị hóa đơn, liệu có thể để kế toán viên lập trước hóa đơn điện tử, rồi ký và xuất hóa đơn vào ngày hôm sau được không?

Căn cứ tham khảo

Tại điểm a khoản 2 điều 16 thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 :

2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn:

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Tại khoản 1, điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định:

1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Có thể tham khảo thêm, tại điều 8 thông tư số 32/2011/TT-BTC

1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:

Như vậy, 1 hóa đơn điện tử được coi là hoàn chỉnh có giá trị pháp lý khi cùng được lập và ký điện tử ( Phải cùng 1 ngày). Dựa trên căn cứ ngày dịch vụ để xác định kê khai, nộp thuế theo quy định.

Phương án xử lý khi không thể lập trước hóa đơn điện tử

Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên tiếp tân quy trình liên quan đến HDDT. Khi có phát sinh, có thể xử lý được hóa đơn tức thời cho Khách hàng.

Ngoài ra, có thể thông báo trước về quy định xuất hóa đơn và thời điểm nhận cho Khách hàng. Nếu khách hàng có nhu cầu gấp, cần thông báo trước để sắp xếp nhân lực.

Như vậy, việc hóa đơn điện tử lập trước thời gian ký, xác nhận là không phù hợp với tình hình luật pháp hiện nay. Doanh nghiệp cần có phương pháp xử lý hợp lý với Khách hàng và cơ quan Thuế.

>> Xem thêm thông tin về kế toán Thuế

Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý các chi phí? Doanh nghiệp cần tư vấn và hạch toán chính xác? Chủ doanh nghiệp không nắm bắt được tình hình thuế?

Hãy sử dụng dịch vụ Kế toán Thuế 1ketoan.com. Bằng phần mềm chuyên nghiệp,chúng tôi có thể mang lại giá trị cho bạn.

Liên lạc Hotline: 0888.005.630