Hồ sơ bổ sung cho các khoản chi phí không được trừ
1KETOAN đã giới thiệu tới bạn đọc chi tiết 37 khoản chi phí KHÔNG được trừ khi tính thuế TNDN. Cùng 1KETOAN tìm hiểu thêm Hồ sơ bổ sung cho các khoản chi phí không được trừ trong bài viết dưới đây.
| STT | Nghiệp vụ | Hồ sơ cần có | Lưu ý |
| 1 | Chi phí thuê văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh | – Hợp đồng thuê – Hóa đơn thuê nhà (nếu thuê của Công ty) – Tờ khai thuế thuê tài sản (nếu thuê của cá nhân) | – Không giới hạn % – Địa chỉ thuê trên hợp đồng trùng với địa chỉ trụ sở trên đăng ký kinh doanh |
| 2 | Văn phòng phẩm (VPP) | – Hóa đơn mua VPP – Chứng từ thanh toán – Phiếu giao hàng | – Không giới hạn % – Danh mục mua VPP phù hợp với hoạt động kinh doanh |
| 3 | Chi phí phụ cấp ăn trưa cho nhân viên, người lao động | – Hợp đồng lao động thể hiện phụ cấp – Bảng lương thể hiện mức phụ cấp – Phiếu chi lương có ký xác nhận của nhân viên | Tối đa: 730.000đ/người/tháng |
| 4 | Chi phí đầu tư cơ sở ban đầu: bàn ghế, tủ kệ, điều hòa… | Kế hoạch đầu tư thể hiện rõ: tên hàng, số lượng, đơn giá dự tính, bộ phận sử dụng | – Không giới hạn % – Thực tế có sử dụng – Rõ ràng bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng |
| 5 | Thuê nhân sự khoán việc | – Hợp đồng thuê nhân sự – Căn cước công dân | Nếu trả phí trên 2 triệu đồng, trên hợp đồng thể hiện rõ mức trả đã bao gồm thuế TNCN hay chưa? |
| 6 | Tiền lương + BHXH của nhân viên dài hạn | Hợp đồng lao động thể hiện rõ: CCCD, chức vụ, mức lương, mô tả công việc, mức đóng BHXH | Không giới hạn % |
| 7 | Chi phí tiếp khách, marketing | – Hợp đồng thuê marketing – Hóa đơn marketing, tiếp khách – Bill món ăn kèm theo | – Không giới hạn % – Chi phí marketing có hợp đồng rõ ràng thể hiện phạm vi công việc – Chi phí tiếp khách cần có bill món ăn đính kèm hóa đơn |
| 8 | Phụ cấp xăng xe, điện thoại cho nhân viên phát sinh giao dịch: liên hệ, đi lại | – Quy chế tài chính – Danh sách đối tượng được hưởng phụ cấp – Danh sách chi trả phụ cấp – Phiếu chi trả phụ cấp | – Không giới hạn % – Quy chế tài chính mô tả rõ đối tượng nào được hưởng phụ cấp, lý do hưởng phụ cấp, định mức phụ cấp |
| 9 | Cước phí văn phòng: điện nước, điện thoại, internet | – Hóa đơn chi phí – Chứng từ trả chi phí | – Không giới hạn % – Hợp đồng thuê nhà thể hiện rõ chi phí này không nằm trong tiền thuê nhà. Nếu không bao gồm trong tiền thuê nhà thì thanh toán như thế nào? |
| 10 | Mua máy tính phục vụ cho công việc | – Hóa đơn mua máy – Phiếu giao hàng – Biên bản bàn giao máy cho người sử dụng – Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản công ty đến tài khoản bên bán | – Không giới hạn % – Cần chứng minh máy tính đó dùng cho bộ phận nào |
| 11 | Mua/thuê bản quyền Windows | – Hợp đồng thuê bản quyền – Hóa đơn thuê bản quyền – Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản công ty sang bên bán | – Không giới hạn % – Chứng minh số lượng bản quyền phù hợp với số đầu máy tính. Nếu nhiều hơn thì thể hiện rõ lý do |
| 12 | Công tác phí tại nước ngoài | 1. Quyết định công tác (nêu rõ mục đích) 2. Giấy đi đường 3. Hóa đơn vé máy bay 4. Lịch trình bay, vé máy bay giữ lại cuống vé 5. Chứng từ thuê phòng ở tại nước ngoài phù hợp với Quyết định đi công tác, lịch trình làm việc và lịch trình bay (Invoice và bảng kê ngày nghỉ của từng nơi ở) 6. Chứng từ đi lại ở nước ngoài phù hợp với Quyết định đi công tác, lịch trình làm việc và lịch trình bay (Invoice, Biên lai tiền tàu xe đi lại) 7. Hóa đơn thuê xe đến sân bay và từ sân bay về nhà 8. Bảng tính phụ cấp lưu trú chi tiết theo từng người theo định mức do Công ty quy định 9. Báo cáo kết quả chuyến đi công tác nước ngoài 10. Chế độ công tác phí của Công ty | |
| 13 | Công tác phí tại Việt Nam | 1. Quyết định công tác (nêu rõ mục đích) 2. Giấy đi đường, kế hoạch công tác 3. Hóa đơn theo phương tiện đi lại: máy bay (giữ cuống vé máy bay), tàu, xe 4. Lịch trình bay của từng người 5. Hóa đơn thuê phòng phù hợp với Giấy đi đường và kế hoạch công tác 6. Hóa đơn thuê xe đi lại tại nơi công tác phù hợp với Giấy đi đường và kế hoạch công tác 7. Bảng tính phụ cấp lưu trú chi tiết theo từng người theo định mức do Công ty quy định 8. Báo cáo kết quả chuyến đi công tác trong nước 9. Chế độ công tác phí của Công ty | |
| 14 | Mua ô tô, xe máy | – Hợp đồng mua bán – Hóa đơn GTGT – Giấy xác nhận nguồn gốc xe nhập khẩu – Đăng ký xe mang tên công ty – Biên lai Phí đường bộ – Hóa đơn Phí đăng kiểm – Hóa đơn Phí bảo hiểm xe – Các chứng từ khác liên quan chi ra để xe có thể đi vào hoạt động (VD: Hóa đơn mua nội thất sắm sửa, loại phí khác,…. ) – Giấy nộp tiền phí trước bạ | |
| 15 | Chi phí xăng dầu | – Hóa đơn mua xăng dầu – Bảng kê định mức xe chạy trong tháng (phù hợp với hóa đơn lấy về hay không) | Phù hợp với loại xe mà công ty đang sử dụng (xe đi xăng thì là hóa đơn xăng, xe đi dầu là hóa đơn dầu) |
| 16 | Nghiệp vụ cung cấp hàng hóa hoặc mua hàng hóa | – Hợp đồng mua bán (hoặc hợp đồng nguyên tắc) – Đơn đặt hàng – Biên bản bàn giao – Hóa đơn thuế (trùng ngày với biên bản bàn giao) – Thanh lý hợp đồng | – Nếu làm hợp đồng nguyên tắc thì thường mỗi lần phát sinh mua bán phải có đơn đặt hàng – Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng |
| 17 | Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ | – Hợp đồng dịch vụ – Hóa đơn VAT (trùng ngày với biên bản nghiệm thu) – Biên bản nghiệm thu và kết quả công việc – Thanh lý hợp đồng | Lưu ý về điều khoản thanh toán và thời điểm thanh toán để xuất hóa đơn: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng)”. |
| 18 | Hàng biếu tặng cho khách hàng | – Quyết định về việc biếu tặng cho khách hàng, kèm theo danh sách khách hàng nhận biếu tặng; – Hợp đồng mua hàng (nếu có); – Hoá đơn đầu vào (nếu mua về biếu tặng); – Chứng từ thanh toán (nếu khoản mua vào trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt); – Phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩm ra biếu tặng (nếu dùng hàng hóa, thành phẩm để biếu tặng); – Hoá đơn đầu ra xuất biếu tặng. | |
| 19 | Hàng biếu tặng cho nhân viên | – Có quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ… quy định rõ ràng về việc biếu tặng cho nhân viên như thế nào; – Tờ trình của công đoàn về việc biếu tặng cho nhân viên hoặc tờ trình của các phòng ban (nếu có). Kèm theo danh sách nhận quà tặng; – Ban hành quyết định chi biếu tặng cho nhân viên và danh sách kèm theo; – Hợp đồng mua hàng (nếu có); – Hoá đơn đầu vào (nếu mua về biếu tặng); – Chứng từ thanh toán (nếu khoản mua vào trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt); – Phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩm ra biếu tặng (nếu dùng HH, TP để biếu tặng); – Hoá đơn đầu ra xuất biếu tặng. | |
| 20 | Thi công công trình (cho các công ty xây dựng) | – Hợp đồng thi công xây dựng, phụ lục xây dựng (nếu có) – Bản vẽ thi công (nếu có và công trình cần yêu cầu phải có) – Biên bản nghiệm thu từng lần cho công trình – Biên bản thanh lý hợp đồng khi hoàn thành – Hợp đồng thuê khoán nhân công phục vụ công trình (nếu phải đi thuê) + CCCD của từng nhân công – Hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho thi công đó- Nếu công tác ở khác tỉnh cần có chế độ công tác phí, đi ăn uống phải lấy hóa đơn ăn uống về để hạch toán với công ty (Lưu ý: Hóa đơn ăn uống có địa chỉ hợp lý với địa điểm đang công tác thi công) – Các hóa đơn đầu vào khác liên quan đến việc phục vụ cho công trình thi công đã ký kết (cần tách bạch rõ ràng là dùng cho công trình nào để tính giá vốn cho công trình đó) – ……. |
Xem thêm: Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Trên đây là thông tin về Hồ sơ bổ sung các khoản chi phí không được trừ mà 1KETOAN muốn chia sẻ tới các bạn. Nếu bạn đọc vẫn còn thắc mắc hoặc chưa có người hỗ trợ các vấn đề về kế toán – thuế có thể liên hệ Hotline/Zalo: 0888.005.630, chuyên viên của 1KETOAN luôn sẵn sàng giải đáp!