Cách xử lý hợp lệ với chi phí vận chuyển không hóa đơn
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ làm về thương mại gặp phải vấn đề liên quan đến chi phí vận chuyển. Cụ thể: Thuê nhiều chuyến vận chuyển nhỏ lẻ, chi phí thấp để giao hàng đến cho khách hàng. Tuy nhiên, khi tổng kết lại, chi phí phát sinh thực tế tương đối lớn. Có những doanh nghiệp phát sinh đến hàng trăm triệu. Nhưng do là chi phí vận chuyển thuê cá nhân nên không có hóa đơn. Vậy những chi phí nay có thể hợp thức hóa được không ?
Căn cứ pháp luật
Hiện tại, các điều khoản chi tiết của Pháp luật chưa quy đinh quá rõ về chi phí vận chuyển mà không phát hành hóa đơn. Đây được liệt kê vào bộ câu hỏi dành cho Bộ tài chính.
Cổng thông tin Bộ tài chính Trả lời vào ngày 26/3/2015 như sau:
– Căn cứ khoản 3 Điều 5, khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính và khoản 2.4, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN thì trường hợp Công ty thuê cá nhân để vận chuyển hàng hóa, Công ty phải yêu cầu người bán giao hóa đơn theo quy định.
Như vậy, về nguyên tắc, công ty sẽ phải yêu câu người bán giao hóa đơn.
Đảm bảo xử lý các chi phí phát sinh phù hợp với việc sử dụng dịch vụ Kế toán Thuế
Phương án xử lý
Trong thực tế, việc phát sinh chi phí vận chuyển thuê cá nhân diễn ra thường xuyên. Chi phí này thường nhỏ lẻ và không xuất được hóa đơn do không đủ điều kiện. Vì vậy, cần tìm phương án giải quyết cho doanh nghiệp.
Có thể giải quyết bằng 1 trong 2 phương án sau
Lập bảng kê chi phí vận chuyển
Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Cần chuẩn bị đủ chứng từ sau để chi phí vận chuyển là chi phí hợp lý thuế:
– Hợp đồng vận chuyển.
– Chứng từ thanh toán.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nếu mức chi trả > 2tr/lần hoặc tháng)
– Bảng kê 01/TNDN.
Nếu mức chi trả từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào ngân sách nhà nước.
Đảm bảo xử lý các chi phí phát sinh phù hợp với việc sử dụng dịch vụ Kế toán Thuế
Ký hợp đồng lao động thời vụ/ Theo thời hạn
Có thể trả chi phí cho việc vận chuyển bằng cách thuê nhân lực theo hợp đồng thời vụ.
Có thể ký hợp đồng lao động theo thời vụ, với các thông tin sau:
- Hợp đồng
- CMT phô tô
- Chứng từ thanh toán
- Bảng lương
Lưu ý: Phải có đầy đủ kê khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu mức chi phí thực hiện lớn hơn 2 triệu với 1 cá nhân.
Như vậy, bằng 2 phương án trên, công ty có thể tiến hành xử lý chi phí nhỏ lẻ và không thể xuất hóa đơn một cách linh hoạt.