Bình Thường Mới Sau Covid: Làm Sao Để Tiết Kiệm Chi Phí Phòng Kế Toán?

Dịch Covid-19 đã làm ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu mà không chỉ Việt Nam. Vậy làm sao để tiết kiệm chi phí cho phòng kế toán? Đây là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp hết sức cân nhắc khi nên kinh tế dần phục hồi trở lại.

Dưới đây là bài phân tích dành cho anh chị chủ doanh nghiệp cần lưu ý.

Trạng thái bình thường mới là gì?

Đại dịch covid-19 là một sự kiện thế kỷ. Sự tác động của nó đến cuộc sống và nền kinh tế lớn đến mức kể cả sau khi dịch bệnh qua đi hành vi, thói quen, cách thức làm việc của doanh nghiệp bị thay đổi. Những điều trước đây chúng ta coi là bất thường thì giờ đây trở thành điều bình thường. Như vậy chúng ta có khái niệm the new-normal hay trạng thái bình thường mới.

Một vài ví dụ chúng ta thấy rõ ràng nhất như sau:

• Người dân đề cao sự an toàn, cẩn trọng
  • Việc đeo khẩu trang, rửa tay sát khuẩn sẽ được thực hiện thường xuyên 
  • Các hoạt động như ra ngoài ăn uống, hát hò một phần chuyển sang tổ chức tại nhà
  • Người dân tiết kiệm nhiều hơn để phòng tình huống bất trắc
• Doanh nghiệp cũng thay đổi trong cách vận hành
  • Họp online, làm việc từ xa trở nên phổ biến
  • Đẩy mạnh sang thị trường nội địa
  • Đa dạng đầu vào, đầu ra tránh phụ thuộc vào một đối tác, thị trường
  • Lập kế hoạch dự phòng cho tình huống xấu có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Doanh nghiệp của bạn có thể thay đổi gì để tiết kiệm chi phí kế toán?

Dịch bệnh như một làn sóng quét qua và loại bỏ những DN thiếu hiệu quả hoặc không kịp thích nghi với trạng thái mới. Vậy để tồn tại được doanh nghiệp cần thay đổi những gì? 

Đó là một câu hỏi khó mà chủ doanh nghiệp phải tự đi tìm lời giải. Tuy nhiên có một số gợi ý cho doanh nghiệp tham khảo như sau:

1. Tinh giản những bộ phận thiếu hiệu quả
2. Số hóa hoạt động
3. Làm việc trực tuyến
4. Thuê ngoài những hoạt động không phải cốt lõi
5. Tiết kiệm chi phí tối đa

Trong các chỉ số sức khỏe của DN thì sức khỏe tài chính là chỉ số quan trọng hàng đầu. Và để có chỉ số sức khỏe tài chính tốt thì việc đầu tiên cần làm là doanh nghiệp phải tổ chức được bộ phận kế toán hiệu quả để đo lường chỉ số này. Việc thứ 2 quan trọng là cần tiết kiệm chi phí tối đa.

Tầm quan trọng của tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm 1 đồng chi phí thì lợi nhuận chắc chắn tăng 1 đồng.

Tăng doanh thu 1 đồng chưa chắc lợi nhuận tăng 1 đồng. Vì nếu doanh thu tăng thường chi phí (bán hàng, vận hành) cũng tăng theo.

Vì thế tiết kiệm chi phí là yếu tố then chốt giúp DN vượt qua cơn sóng thần dịch bệnh.

Tiết kiệm chi phí bắt đầu từ đâu?

Nguyên tắc cơ bản của tiết kiệm chi phí: Chuyển Chi phí Cố định thành Biến phí tức là Chi phí thay đổi theo nhu cầu

Việc chuyển chi phí cố định sang biến phí giúp doanh nghiệp:

• Điều chỉnh được ngay lập tức chi phí hoạt động theo thực tế phát sinh.
• Tránh được gánh nặng chi phí khi điều kiện kinh doanh không tốt như mong đợi.
• Giúp cắt giảm được việc phải quản lý những hoạt động nằm ngoài cốt lõi của doanh nghiệp.
• Giúp doanh nghiệp tập trung hơn, tinh giản hơn và linh hoạt hơn.

Thuê ngoài phòng kế toán liệu có khả thi?

Các tình huống thường gặp

Rất nhiều doanh nghiệp từng nghĩ đến việc thuê ngoài kế toán nhất là khi doanh nghiệp còn nhỏ và gặp một trong các tình huống sau.

1. Công việc kế toán cũng không phát sinh nhiều. Nếu phải thuê một nhân sự cố định thì lãng phí, nếu thuê nhân sự lương thấp hoặc kiêm nhiệm công việc khác thì không đảm bảo chuyên môn, không làm nổi báo cáo thuế, sổ sách kế toán chuẩn chỉnh để đo lường sức khỏe tài chính của công ty.
2. Chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán, không biết tuyển kế toán sao cho phù hợp và tổ chức công việc kế toán như thế nào cho đúng
3. Doanh nghiệp đã rơi vào tình huống kế toán nghỉ việc và để lại mớ hỗn độn và doanh nghiệp không biết xử lý thế nào.

Vấn đề thường gặp

Mặt tốt của việc thuê ngoài là cắt giảm ngay được chi phí cho bộ phận kế toán, doanh nghiệp cũng không cần lo lắng vấn đề tuyển dụng, mua phần mềm kế toán hay tổ chức quy trình kế toán như thế nào. 

Tuy nhiên khi thuê ngoài bộ phận kế toán doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn nhất định, đặc biệt là:

1. Một tiêu chuẩn quan trọng của kế toán là kịp thời, đồng nghĩa với việc các phát sinh của doanh nghiệp phải được báo cho đối tác thuê ngoài thường xuyên để ghi sổ kế toán. Nếu không có một cơ chế truyền thông tin hiệu quả thì việc này sẽ làm mất thời gian của cả 2 bên và nguy cơ sai lệch về số liệu. 
2. Doanh nghiệp cần tìm được đối tác thuê ngoài chuyên nghiệp, đủ năng lực và cam kết bảo mật thông tin kinh doanh như một nhân viên thực thụ

Vậy thuê ngoài kế toán sẽ hiệu quả khi:

1. Doanh nghiệp của bạn có tần suất phát sinh nghiệp vụ kế toán ở mức trung bình, thấp
2. Đối tác có giải pháp cho việc trao đổi thông tin dễ dàng, kịp thời giữa 2 bên

Hình thức thuê ngoài

Trên thị trường hiện tại nếu doanh nghiệp có nhu cầu thuê ngoài kế toán sẽ có 2 hình thức

1. Thuê ngoài một nửa: Thuê ngoài công việc làm báo cáo thuế còn kế toán nội bộ, kiểm soát sức khỏe tài chính thì doanh nghiệp tự làm (hoặc không làm)
2. Thuê ngoài toàn bộ: Thuê ngoài toàn bộ chức năng bộ phận kế toán bao gồm cả kế toán thuế và kế toán tổng hợp, kế toán trưởng

Đa phần các đối tác cung cấp dịch vụ kế toán theo hình thức 1, tức là chỉ làm báo cáo thuế. Rất ít đối tác có thể đảm nhiệm toàn bộ công việc kế toán thay thế cho nhân sự cố định vì nguyên nhân chính là họ không có giải pháp cho vấn đề truyền thông tin kịp thời.

Xem thêm:

• Xu Hướng Sử Dụng Dịch Vụ Kế Toán Thuế Online Trong Thời Kỳ Covid
• Có Nên Kết Hợp Nhân Viên Bán Hàng Với Kế Toán Bán Hàng? Hay Thuê Dịch Vụ?

Chính vì thế Giải pháp kế toán TOPA được phát triển để giải quyết trọn vẹn vấn đề trên. Dựa trên phần mềm kế toán online TOPA.VN doanh nghiệp và đối tác dịch vụ kế toán dễ dàng tương tác với nhau, trao đổi dữ liệu, xem báo cáo tức thời.

Doanh nghiệp của bạn muốn kiểm soát tình hình tài chính kế toán dễ dàng mà không cần một phòng kế toán đồ sộ ? Xem thêm về Giải pháp kế toán thuê ngoài toàn diện tại TOPA.VN hoặc gọi ngay cho chúng tôi 0888.000.5630 để được tư vấn.