Lời khuyên giá trị cho kế toán khi tiếp đoàn thanh tra thuế

Bài viết xin chia sẻ một số kinh nghiệm về cách tiếp đón cơ quan Thuế đến thanh tra kiểm tra tại doanh nghiệp, cho các bạn tham khảo! Hy vọng rằng nó sẽ giúp các bạn chưa có kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế phần nào thêm kiến thức và sự tự tin trong quá trình tiếp đoàn thanh tra. Bài viết đượ tổng hợp và sửa đổi bổ sung từ một số nguồn đáng tin cậy

1. Kinh nghiệm tiếp đón cơ quan Thuế đến thanh tra kiểm tra

Hội thảo với Sếp, thống nhất một số quan điểm khi đón tiếp đoàn thuế

• Nếu ĐoànThuế biết doanh nghiệp bạn có xe ô tô con, họ sẽ nói khéo để doanh nghiệp đưa/đón => Tuyệt đối không nhé ! Từ chối khéo, cũng đừng sợ họ gây khó dễ…vì kiểu gì họ cũng có người vừa đấm, vừa xoa trong đoàn.
• Chuẩn bị sẵn một chút hoa quả ngon ngon + bánh kẹo ngon + nước lọc chai để đón tiếp. (Thường đoàn thuế làm việc trong 3-5 ngày), lịch sự chút, không nên tiếc rẻ. Sau đó, mời đoàn thuế sang phòng kế toán làm việc, kế toán chuẩn bị bưng bê toàn bộ sổ sách các năm, hóa đơn, chứng từ. Chia theo năm, sắp xếp cho khoa học & để các bác Thuế kiểm tra, mình ngồi đấy, các bác hỏi gì thì giải trình.
• Sếp các bạn còn nhiều việc phải làm, nên hạn chế đi ăn nhà hàng xịn vào buổi trưa hoặc chiều khi đoàn nghỉ, tốt nhất nên lì xì để đoàn tự ăn trưa (Lì xì cho 3 ngày quyết toán, đưa 1 lần vào buổi đầu, vừa phải thôi.) Cần thiết thì măm trưa cùng đoàn thuế buổi cuối cùng gọi cho có tí hòa khí thôi (Sếp + phòng kế toán + đội thuế)
• Sếp hạn chế, ko nên xuất hiện nhiều. Cứ để kế toán phụ trách đứng ra làm việc quyết toán, giải trình. Sếp chỉ nên xuất hiện vào phút cuối thôi, tránh hiện tượng vòi vĩnh, tra khảo (Sếp ko nắm bắt hết NVKT cũng như chính sách thuế bằng KT)
• Buổi cuối cùng của thời gian QT Thuế, Sếp bắt đầu xuất hiện để nắm tay cảm ơn tạm thời. Vì sau đó đoàn về CQ Thuế ra biên bản làm việc, gọi Sếp & kế toán lên (cũng có khi họ không gọi kế toán đâu, gọi kế toán đi cùng Sếp thì khó làm việc, vậy thì cứ để Sếp đi 1 mình nhưng tuyệt đối là Sếp chỉ nhận Biên bản làm việc mang về hội ý với kế toán, chuẩn bị tài liệu giải trình các vấn đề sai phạm mà Thuế liệt kê trong biên bản nháp. Các bạn yên tâm là biên bản liệt kê đủ mọi thứ hằm bà làng: Doanh nghiệp làm đúng cũng cứ liệt kê cho là sai phạm khiến cái biên bản làm việc dài tới 3-4 trang, tung hỏa mù… khiến Sếp và kế toán hốt => Lúc này là lúc Sếp và kế toán bình tĩnh giải quyết, kế toán bắt đầu tung chiêu ra bảo vệ doanh nghiệp đây )
• Cuối mà chưa phải cuối, vì biên bản làm việc chưa ký ngay được giữa 2 bên, doanh nghiệp còn giải trình và thương thảo…=> chốt số và ra biên bản chính thức => doanh nghiệp gửi ” thư ” cảm ơn và doanh nghiệp nhận Quyết Định.
• Quyết toán Thuế xong, nhận Quyết Định, doanh nghiệp chưa chắc đã an phận & coi như các năm quyết toán Thuế đã oke nhé! => Nếu Cục Thuế hoặc bộ phận kiểm tra sau quyết toán phát hiện ra có sai sót, gian lận chưa được xử lý => họ có quyền phúc tra lại phần chi phí hoặc doanh thu nằm trong diện nghi ngờ => quyết toán thuế lại phần đó.

Sơ sơ là vậy…cũng có đoàn không hoàn toàn là thế.

Chi tiết hơn:

2. “Dọn dẹp” toàn bộ hồ sơ liên quan tới năm quyết toán
Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế cho thấy rằng. Nếu số liệu công ty bạn mà bừa bộn thì bạn sẽ bị xoay như chong chóng giữa 2 luồng: Thanh tra thuế xoay bạn và bạn tự xoay với đồng chứng từ nhà bạn.
Thông thường vào cuối năm, các chi cục thuế sẽ lên danh sách những doanh nghiệp năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Đối tượng được ưu tiên sẽ là những doanh nghiệp có dấu hiệu bỏ trốn, những doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, tiếp đó là những doanh nghiệp lớn, nhỏ… Khi có danh sách chính thức, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán. Vậy, khi nhận được thông tin này. Các bạn cần làm gì?
Nhiều bạn mới vào nghề, lần đầu tiên cầm trên tay tờ thông báo này và run run đôi tay. Trong đầu lóe lên câu hỏi. Mình chưa có kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế, giờ phải làm sao đây?
Hãy bình tĩnh nào, bạn cần soát xét lại toàn bộ hồ sơ, chứng từ của những năm sẽ được quyết toán theo thông báo kiểm tra của cơ quan thuế. Và bạn sẽ có 2 hướng lựa chọn như sau:

• Hướng 1: Nếu hồ sơ còn quá be bét, giấy tờ thiếu và sai sót nhiều. Khi đó, bạn cần môt thời gian dài để sửa và bổ sung những hồ sơ chứng từ còn thiếu. Và cách duy nhất để bạn có thể kéo dài thời gian quyết toán là khéo léo NÓI CHUYỆN với đội kiểm tra thuế của mình để NHỜ họ đẩy lịch quyết toán của mình xuống. Bạn hãy viết một công văn gửi đến cơ quan thuế với những lý do xin trì hoãn thuyết phục nhất như: Kế toán trưởng ốm, phải điều trị dài ngày, kế toán đang nghỉ thai sản, giám đốc đi công tác xa dài ngày, công ty đang chuyển văn phòng, di dời tài liệu …)
• Hướng 2: Nếu hồ sơ tạm ổn bạn hãy hoàn thiện nốt những hồ sơ chứng từ còn thiếu và đóng gói cẩn thận thành từng mục để sẵn sàng tiếp đón đoàn thuế.
  Lúc này tuy chưa có Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế, nhưng có thể bạn đã đọc được bài viết này, hay bạn đã hỏi được một vài anh chị đi trước, họ đã cho bạn một vài gợi ý rồi. Việc còn lại là chuẩn bị tâm lý sẵn sàng “tiếp khách quý” thôi.
  >>> Hãy trì hoãn, khi bạn chưa sẵn sàng

3. Hãy biết nghe và lắng nghe
Bạn cần phải nghe điện thoại của cán bộ thuế nếu không muốn họ ác cảm với đơn vị bạn. Nhiều bạn chưa có kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế, hoặc ít khi tiếp xúc với cán bộ thuế, nên khi thấy số gọi đến là của cán bộ thuế, thì thường các bạn sẽ lo lắng. Không biết họ hỏi mình cái gì đây, nhỡ hỏi mà mình không biết thì phải làm sao đây… Đơn giản thôi bạn: “Dạ vâng, để em sẽ xem lại và báo cáo với chị ạ”. Vấn đề này em cần xin ý kiến của Sếp, em sẽ phản hồi lại anh/chị sau ạ…” Chúng ta lại áp dụng nguyên tắc trì hoãn phí trên đó bạn.

Thông thường, trước khi vào quyết toán thuế tại đơn vị. Cán bộ thuế thường gửi cho bạn một danh sách dày đặc những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Bạn hãy vui vẻ và nhận lời và đừng nói gì cả :). Lúc này mà thật thà kiểu em không biết, em chưa làm cái đó… thì nguy rồi nha bạn.

Bạn sẽ xem những mẫu biểu nào dễ mà đơn vị ít sai phạm nhất thì làm và gửi trước, những vấn đề nhạy cảm làm và gửi sau hoặc bạn sẽ tìm cách trì hoãn. Bạn có thể lấy lý do hôm nay em đi công tác, dạo này nhà em nhiều việc nên em nghỉ suốt không có ai làm….để có thể kéo dài thời gian gửi mẫu biểu. Làm xong rồi, nhưng nếu trì hoãn được thì cứ trì hoãn, bởi nếu bạn gửi càng nhanh và càng đầy đủ thì đó lại là cơ hội để cán bộ thuế yêu cầu bạn làm thêm những cái khác và cũng có thể cán bộ thuế sẽ càng soi thấy nhiều lỗi của bạn.
>>> Hãy lắng nghe và làm theo yêu cầu, nhưng cần có chọn lọc

4. Dự phòng trước chi phí
Trong quá trình soát xét số liệu bạn đã phải ước tính được một phần nào đó những khoản doanh thu có thể bị truy thu, những khoản chi phí có thể bị xuất toán. Vậy hãy lên ngân sách tương đối cho nó, cộng thêm ít chi phí trà nước, đồ ăn nhẹ, hoa quả, một vài bữa ăn trưa (nếu có thể)… và báo với Sếp

>>> Đột ngột mất tiền thì dễ sốc lắm

5. Cung cấp hồ sơ giấy tờ khi quyết toán
Một trong những kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế quan trọng nhất đó là:

Tạo không gian làm việc cho họ. Bạn hãy chuẩn bị cho họ một phòng riêng biệt, không để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán tại phòng này. Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ A, hồ sơ B thì bạn hãy lấy mang sang.

Hầu hết họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB hoặc gửi email. Bạn hãy tìm lý do nào đó để hạn chế nhất việc gửi file mềm cho họ. Vì khi có file mềm, cán bộ thuế sẽ kiểm tra nhanh hơn và phát hiện ra những sai sót của bạn cũng nhanh hơn. (Bạn thử nghĩ xem nếu đưa bản giấy cho họ và họ đi dò từng dòng, từng chứng từ thì họ sẽ ra sao …. )
Phòng quyết toán nên chuẩn bị đầy đủ nước uống, hoa quả, đồ ăn nhẹ…
>>> Hãy để “khách quý” ở phòng khách. Hãy cung cấp có chọn lọc

Trò chuyện với “khách” cũng phải có “kỹ thuật”

6. Trả lời cán bộ thuế
Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế cho thấy, khi đoàn thanh tra thuế đã đến doanh nghiệp và làm việc thì những câu hỏi đặt ra cho bạn là chắc chắn. Những vấn đề cán bộ thuế hỏi bạn, bạn cần xem câu hỏi đó bạn chiếm phần “thắng lợi” bao nhiêu %. Bạn sẽ trả lời ngay, nếu câu hỏi đó bạn biết chắc chắn câu trả lời, bạn đã nắm được những thông tin giải trình cho câu hỏi đó, nắm vững quy định pháp luật liên quan đến câu hỏi đó, hoặc là những câu không liên quan tới quyết toán thuế.

Sẽ có những câu bạn phải dùng đến kế trì hoãn, như: “Để em xem lại hồ sơ sau đó em sẽ giải trình cho anh/chị ngay, vì lâu quá rồi không động đến không nhớ được” hay “Vấn đề này em cần xin ý kiến của Sếp, em sẽ phản hồi lại anh/chị sau ạ…”. Đây chắc chắn là những câu bạn chưa rõ về nó, thậm trí là không biết… Hãy trì hoãn, khi đó bạn sẽ có thêm thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời một cách kín kẽ nhất.
>>> Trả lời có chọn lọc và không nên vội vàng

7. Đừng tỏ ra quá nguy hiểm
Dù bạn đã làm kế toán đến “già đầu” rồi, hay mới vào nghề – chưa có kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế, nhưng đã có chút ít kiến thức về pháp luật thuế, nắm được các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, thì cũng đừng nên tỏ ra quá nguy hiểm. Dù gì thì dù, họ vẫn là cơ quan quản lý mình cơ mà. Do đó khi tiếp nhận bất kỳ một thông tin gì, một câu hỏi gì từ cán bộ thuế, mà bạn thấy chưa đúng, chưa thuyết phục, thì đừng ngay lập tức “dương cổ” lên với họ. Hãy bình tĩnh, sự khôn khéo của bạn cần được thể hiện lúc này. “Về vấn đề này, anh chị có thể cho em xin văn bản quy định được không ạ, để em có căn cứ giải trình với Sếp…”
>>> Người hiểu biết nên khiêm tốn

8. Những người không liên quan, không nên gần phòng quyết toán
Điều gì xảy ra khi một ai đó trong công ty tuột miệng nói ra một điều gì đó nhảy cảm mà bạn đang cố gắng xử lý nó. Do vậy, những người không liên quan, kể cả giám đốc công ty bạn, không nên ở phòng quyết toán.
Bạn cũng không nên lúc nào cũng ở phòng quyết toán, bởi bạn ở đó sẽ giúp cán bộ thuế đặt nhiều câu hỏi cho bạn hơn. Mà bạn biết rồi đó, trả lời nhiều thì cũng có lúc không chính xác và nhỡ đâu lộ ra những điều nhảy cảm thì sao.
>>> Hãy để họ một mình cho yên tĩnh

9. Kỹ năng nói cần được phát huy đúng lúc
Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế cho thấy

Sau vài ngày làm việc tại trụ sở của đơn vị, đoàn kiểm tra thuế sẽ có biên bản tạm thời và thông báo cho đơn vị bạn. Trước khi bạn và giám đốc ký, hãy đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì có thể NHỜ cán bộ thuế bỏ ra thì bỏ luôn. Lúc này bạn hãy nhẹ nhàng phân tích vì sao đơn vị bạn lại đưa chi phí đó vào và nhờ cán bộ thuế bỏ ra (bỏ ra khỏi chi phí không hợp lý mà cán bộ thuế đã gom lại để xuất toán). Chỉ có lúc này những lời giải trình của bạn mới được thể hiện bằng lời nói. Còn khi đã ký vào biên bản thì bạn phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế (liên quan tới đội trưởng thì rất khó xử lý).
>>> Nói thôi, không im được nữa, im là ốm ngay

10. Giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu
Tất cả các chi phí bị loại ra trên biên bản ghi nhận số liệu, bạn hãy phân loại mức độ có thể giải trình được và tiến hành làm công văn giải trình theo thứ tự ưu tiên đó. Hãy nhớ rằng, trong công văn bạn cần trích dẫn điều, khoản của thông tư áp dụng đối với những chi phí có hướng dẫn cụ thể; hoặc viết theo lối LÝ – TÌNH đối với những khoản chi phí nhạy cảm. Một điểm mà bạn cần quan tâm là hãy tận dụng tối đa các mối quan hệ mà bạn có để giải trình đạt hiệu quả cao nhất.
>>> Cả lý cả tình thì mới nên chuyện được

11. Vui vẻ nộp tiền thuế sau khi ra biên bản cuối cùng
Số liệu trên biên bản cuối cùng bạn cần sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp. Tránh để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Vì việc này có thể sẽ ảnh hưởng tới các mức phạt của bạn sau này.
>>> Đừng đùa với ngân sách