6 Bộ Hồ Sơ Chứng Từ Kế Toán Cho Mọi Doanh Nghiệp

Theo quy định của pháp luật, các hóa đơn, chứng từ kế toán phải đảm bảo, phù hợp với điều kiện kinh doanh thì doanh nghiệp mới đủ điều kiện hoạt động kinh doanh. Dưới đây là 6 loại hồ sơ chứng từ kế toán cho mọi doanh nghiệp. Mời bạn cùng 1ketoan tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Chi phí chung của văn phòng

Thanh toán tiếp khách, giới thiệu sản phẩm

• Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05 – TT;
• Phiếu chi trên tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản;
• Bản gốc và bản photo của Hóa đơn tài chính;
• Hợp đồng, thanh lý hợp đồng (Nếu có);
• Bản gốc đề xuất, dự toán chi phí do trưởng các bộ phận đề xuất. Nếu nhân viên thì phải thông qua trưởng bộ phận xác nhận đồng ý qua điện thoại di động, bộ đàm,… cho bộ phận liệu quan khác;
• Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản;
• Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê hoặc bill thanh toán kẹp cùng hóa đơn tiếp khách.

Thanh toán hành chính

• Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05 – TT;
• Bản gốc và bản copy hoá đơn tài chính, hóa đơn đặc thù hoặc biên lai thu tiền,…
• Bản gốc đề xuất mua hàng;
• Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản.

Thanh toán Văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, cước điện thoại, Internet,…

• Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05 – TT;
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản;
• Bản gốc và bản photo của Hóa đơn tài chính;
• Đề nghị thanh toán của khách hàng (Nếu có);
• Biên bản giao nhận ký rõ họ tên người giao nhận (Nếu có);
• Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng (Nếu có);
• Bản gốc đề xuất mua hàng của các bộ phận yêu cầu đề xuất;
• Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (Nếu có);
• Chuyển phát nhanh phải có các bill, bảng kê chi tiết cho mỗi lần chuyển phát nhanh, do bộ phận nhân sự thực hiện đến kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ mang chứng từ gốc đối chiếu với chứng từ với bộ phận nhân sự giữ đối chiếu hai bên nếu khớp thì tiến hành thủ tục thanh toán.

Kế toán kho

• Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho trong tháng (văn phòng phẩm);
• Bảng kê theo dõi chi tiết cho các bộ phận phòng ban sử dụng, các bộ phận khi nhận phải được theo dõi chi tiết ký tá bàn giao đầy đủ;
• Bảng kê phân bổ chi phí các phòng, ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu)

Lưu ý

• Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Các chi phí thường phát sinh như: biên lai ủng hộ các quỹ nhà nước, phòng cháy chữa cháy, giấy tờ công chứng, chứng từ khi đi thay đổi giấy phép kinh doanh, các chứng từ khi làm thủ tục với cơ quan hành chính khác,…

Thanh toán sửa chữa, mua mới thiết bị VP – CCDC – TSCD

• Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05 – TT;
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản;
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản;
• Bản gốc đề xuất của phòng ban;
• Biên bản bàn giao TSCĐ, CCDC giữa bên bán và bên mua (người giao người nhận ký rõ họ tên);
• Đề xuất tổng hợp của Văn phòng;
• Báo giá: yêu cầu từ 3 nhà cung cấp trở lên sẽ chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất trong 3 nhà cung cấp;
• Hợp đồng, Thanh lý HĐ (Nếu có);
• Biên bản bàn giao có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban(theo mẫu) nếu tài sản có giá trị lớn;
• Bản gốc và bản copy hoá đơn tài chính;
• Bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Mẫu số: 07 – LĐTL;
• Bảng phân bổ chi phí các phòng ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu).

Lưu ý: Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tổng giá trị thanh toán nếu:

• Dưới 10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh;
• Từ 10 đến dưới 50 triệu cần 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng;
• Từ 50 đến hơn 100 triệu cần 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng.

Thanh toán các dự án đầu tư

• Thanh toán chi phí tư vấn, xây dựng và mua sắm thiết bị của Dự án. Xem tại Mục IX (Quy trình thủ tục hồ sơ thanh toán ĐTXD cơ bản) của Quy trình này

• Thanh toán chi phí khác

1. Giấy đề nghị thanh toán ( theo mẫu 05-TT)
2. Đề xuất, Dự toán chi phí dự án đầu tư, sửa chữa (Bản gốc)
3. Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
4. Hồ sơ liên quan (Hợp đồng,Thanh lý HĐ…nếu có)
5. Quyết toán khối lượng chi phí sửa chữa
6. Biên bản nghiệm thu công trình
7. Hoá đơn tài chính (Bản gốc hoặc bản copy tùy theo từng trường hợp)

Lưu ý:

• Ghi rõ thanh toán cho dự án nào trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán ĐTXD cơ bản;
• Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Thanh toán Quảng cáo, đăng tin tuyển dụng, đăng tin khác

• Giấy đề nghị thanh toán (Theo mẫu 05 – TT);
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi (Nếu là chuyển khoản);
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí (Nếu thanh toán cho nhiều khoản);
• Bản gốc giấy Đề xuất;
• Báo giá của các đơn vị;
• Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng (Nếu có);
• Biên bản bàn giao (Nếu là vật dụng, tài sản như banner, áp phích,…) có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban nhật tài sản, vật dụng;
• Bản gốc và bản copy hoá đơn tài chính.

Lưu ý:

• Trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán công nợ kiểm tra và ký nháy;
• Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (Theo Mẫu số: 02 – TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

Thanh toán đi công tác

Hồ sơ tạm ứng ban đầu

• Đề xuất công tác;
• Dự toán chi cho đoàn công tác;
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác;
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (Nếu có). Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày,
• Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;

Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ,…

Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05 – TT);
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản;
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí;
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác;
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (Nếu có);
• Bản gốc và bản copy hoá đơn tài chính.

Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác. Nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Lưu ý:

• Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước & TCT. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác;
• Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

Thanh toán chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới

• Giấy đề nghị thanh toán (Theo mẫu 05 – TT);
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản;
• Đề xuất hoặc tài liệu liên quan đến việc trích hoa hồng, thù lao, môi giới (Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng …);
• Hợp đồng môi giới, Thanh lý Hợp đồng môi giới;
• Giấy biên nhận tiền;
• Chứng minh thư bản photo.

Lưu ý:

• Đối với cá nhân: Người được hưởng chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới sẽ phải nộp thuế theo quy định của Luật thuế TNCN;
• Đối với doanh nghiệp, tổ chức: phải có văn bản, hợp đồng, hóa đơn tài chính, hoặc văn bản thỏa ước và được sự đồng ý của cả hai bên.

>>> Xem thêm:

• Thay Đổi Về Khai Thuế Giá Trị Gia Tăng Theo Luật Quản Lý Thuế Mới Nhất
• Điều kiện để đưa chi phí tiền lương vào chi phí được trừ?

Trên đây là 6 bộ hồ sơ chứng từ kế toán cơ bản và đầy đủ nhất cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tự tin trong việc lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó giúp công việc kế toán, quản lý tài chính trở lên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.