Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ tại TP. Hồ Chí Minh năm 2025

Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ tại TP. Hồ Chí Minh năm 2025, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong mọi giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, việc đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ là yếu tố then chốt để tránh rủi ro về thuế và tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ tại TP.HCM một cách chi tiết, dễ hiểu, cùng các mẹo hữu ích để tối ưu hóa quy trình quản lý thuế.

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn được lập theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm đầy đủ thông tin bắt buộc, được đăng ký với cơ quan thuế, và có chữ ký số hợp pháp. Một hóa đơn hợp lệ cần có:

• Mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).
• Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, và ngày phát hành.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất GTGT.
• Chữ ký số (định dạng XML hoặc hiển thị trên PDF).

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn giúp doanh nghiệp đảm bảo khấu trừ thuế GTGT, tính chi phí hợp lệ, và tránh rủi ro khi bị thanh tra thuế.

Tại sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ?

Tại TP.HCM, nơi có lượng giao dịch kinh doanh lớn nhất cả nước, việc sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định có thể dẫn đến:

• Phạt hành chính: Từ 5-25 triệu đồng tùy lỗi vi phạm (theo quy định dự kiến 2025).
• Truy thu thuế: Hóa đơn không hợp lệ không được khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí.
• Mất thời gian điều chỉnh: Gây chậm trễ trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.

>>Đọc thêm: TP. Hồ Chí Minh Tăng Cường Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Năm 2025: Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì?

Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ tại TP. Hồ Chí Minh năm 2025

Dưới đây là các bước chi tiết để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, phù hợp với hệ thống thuế điện tử tại TP.Hồ Chí Minh:

1. Kiểm tra thông tin trên hóa đơn

Trước tiên, hãy xem xét các thông tin cơ bản trên hóa đơn:

• Mã số thuế của người bán có khớp với thông tin đăng ký kinh doanh không?
• Ký hiệu và số hóa đơn có đúng định dạng (ví dụ: C25TAA)?
• Ngày phát hành có phù hợp với thời điểm giao dịch?
• Nội dung hàng hóa/dịch vụ có khớp với hợp đồng/thỏa thuận?
• Chữ ký số có hiển thị rõ ràng trên file PDF hoặc XML?

Nếu thiếu bất kỳ thông tin nào, hóa đơn có thể không hợp lệ.

2. Tra cứu trên cổng thông tin Tổng cục Thuế

Tổng cục Thuế cung cấp hệ thống tra cứu hóa đơn chính thức tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

.Cách thực hiện:

• Bước 1: Truy cập trang web tra cứu hóa đơn.
• Bước 2: Nhập thông tin:

• Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hóa đơn:
  • Hợp lệ: Hóa đơn đã được đăng ký và phát hành đúng quy định.
  • Không hợp lệ: Hóa đơn không tồn tại hoặc có sai sót.

Lưu ý: Hóa đơn phải được đăng ký với cơ quan thuế trong vòng 24-72 giờ kể từ khi phát hành (theo quy định 2025).

3. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp sử dụng các phần mềm uy tín như MISA AMIS, Viettel Tax, VNPT Invoice, hoặc BKAV, bạn có thể:

• Đăng nhập vào tài khoản phần mềm.
• Vào mục “Tra cứu hóa đơn”, nhập mã hóa đơn hoặc thông tin liên quan.
• Kiểm tra trạng thái hóa đơn (đã gửi cơ quan thuế hay chưa).
• Ưu điểm: Nhanh chóng, tích hợp trực tiếp với dữ liệu nội bộ, giảm thiểu sai sót.

4. Liên hệ trực tiếp với người bán

Trong trường hợp không tra cứu được qua cổng Tổng cục Thuế hoặc phần mềm, hãy:

• Yêu cầu người bán cung cấp file XML hoặc link tra cứu hóa đơn trên hệ thống của họ.
• Đối chiếu thông tin hóa đơn với hợp đồng, giao dịch thực tế.
• Nếu nghi ngờ hóa đơn giả mạo, liên hệ ngay với người bán hoặc báo cáo cơ quan thuế qua hotline (028) 3770 2288 (Cục Thuế TP.HCM).

5. Kiểm tra qua ứng dụng eTax Mobile

Ứng dụng eTax Mobile (có trên iOS và Android) là công cụ tiện lợi để tra cứu hóa đơn:

• Tải ứng dụng và đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân/doanh nghiệp.

• Chọn mục “Tra cứu hóa đơn” và nhập thông tin (mã hóa đơn, ngày phát hành, v.v.).
• Ứng dụng sẽ trả kết quả về tính hợp lệ và trạng thái hóa đơn trong vài giây.

Mẹo tối ưu hóa quản lý hóa đơn điện tử

Để tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian khi kiểm tra hóa đơn, doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh có thể áp dụng các mẹo sau:

• Sử dụng phần mềm uy tín: Đầu tư vào phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp tra cứu, lưu trữ, và báo cáo tự động (MISA, Viettel Tax, v.v.).
• Đào tạo nhân sự: Tổ chức các buổi tập huấn về quy định hóa đơn điện tử cho đội ngũ kế toán, đặc biệt với các cập nhật năm 2025.
• Lưu trữ khoa học: Giữ file XML và PDF của hóa đơn trong ít nhất 10 năm (theo Luật Quản lý thuế). Sử dụng hệ thống đám mây như Google Drive hoặc phần mềm quản lý chứng từ (DocuWare, Viettel CA).
• Theo dõi thông báo: Đăng ký nhận tin từ Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh để cập nhật các thay đổi về hóa đơn điện tử.

Những lưu ý quan trọng khi kiểm tra hóa đơn điện tử

• Thời hạn đăng ký: Hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế trong 24-72 giờ sau khi phát hành. Nếu không tìm thấy trên hệ thống, hãy yêu cầu người bán giải thích.
• Hóa đơn không hợp lệ: Không được dùng để khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Bảo mật thông tin: Chỉ tra cứu trên các website hoặc ứng dụng chính thức để tránh rủi ro lừa đảo.

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn hạn chế tối đa các rủi ro về thuế và kế toán trong quá trình hoạt động. Tại TP. Hồ Chí Minh, với lượng giao dịch lớn mỗi ngày, việc hiểu rõ cách tra cứu và xác thực hóa đơn điện tử là điều vô cùng cần thiết cho mọi kế toán viên và chủ doanh nghiệp.

>>Tìm hiểu thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói tại TP. Hồ Chí Minh

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm tra hóa đơn, xác thực thông tin, hay cần hỗ trợ chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán – thuế, 1ketoan chính là người bạn đồng hành đáng tin cậy. Với đội ngũ chuyên viên nhiều kinh nghiệm, 1ketoan cam kết mang lại giải pháp kế toán trọn gói, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ ngay với 1ketoan để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tâm!