Điều cần biết về mẫu 04/SS-HĐĐT

Có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp bị phạt do nộp chậm mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót. Vậy mẫu 04/SS-HĐĐT là gì, những điều cần biết về mẫu 04/SS-HĐĐT, cùng 1KETOAN tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, là biểu mẫu dùng trong các trường hợp có sai sót về sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế.

Tải file word mẫu tại đây.

Khi nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế?

• Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế => không phải gửi thông báo 04/SS-HĐĐT
• Khi hủy hóa đơn đã gửi cơ quan thuế cấp mã, chưa gửi người mua hoặc hóa đơn sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác (trừ trường hợp không mã chưa gửi cơ quan thuế) => phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT. Tóm tại trường hợp hủy/giải trình hóa đơn điện tử sẽ phải gửi mẫu.

=> Doanh nghiệp không phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT

Trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót

Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC: 

Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh 

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra sai sót

Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn. Doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong thông báo 01/TB-RSĐT.

Mức phạt khi nộp chậm mẫu 04/SS-HĐĐT

Căn cứ Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021) quy định như sau: 

• Các hành vi vi phạm về lập, gửi báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì không áp dụng Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP khi xử phạt vi phạm hành chính
• Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.

Hướng dẫn cách kiểm tra đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa

Để kiểm tra xem đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa, doanh nghiệp làm theo cách sau: 

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1, ví dụ chỉ ghi C23…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu

• Thông báo hiển thị: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm

Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn” => Hóa đơn chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi).

• Thông báo hiển thị: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” => hóa đơn không tồn tại có thể do tra cứu sai 
• Thông báo hiển thị: “Hóa đơn có thông báo điện tử có sai sót ngày … Tính chất … Cơ quan thuế tiếp nhận.

Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ” => Đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế

Trên đây là toàn bộ thông tin về mẫu 04/SS-HĐĐT 1KETOAN muốn chia sẻ tới bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về kế toán thuế, liên hệ ngay hotline/zalo 24/7: 0888.005.630 của 1KETOAN để được tư vấn miễn phí, hoặc theo dõi các bài viết được cập nhật thường xuyên tại blog 1ketoan.com