Sắp Xếp Hồ Sơ Kế Toán Như Thế Nào Tối Ưu Nhất?
Thanh kiểm tra Thuế, một trong những thông tin luôn khiến cho doanh nghiệp phải lo lắng. Có rất nhiều khâu trong công việc này cần chuẩn bị cho tốt. Một trong những yếu tố quan trọng chính là hồ sơ Thuế bản cứng. Vậy việc sắp xếp, đóng ghép hồ sơ kế toán như thế nào là đúng chuẩn? Công việc này sẽ phải làm tại thời điểm nào? Hãy cùng tìm hiểu với 1ketoan.com
Tại sao sắp xếp hồ sơ kế toán lại quan trọng?
Với hầu hết các cơ quan Thuế, hiện nay việc thanh kiểm tra Thuế luôn có công đoạn kiểm tra trực tiếp tại Doanh nghiệp. Công đoạn này là đi sâu vào thanh kiểm tra thực tế chứng từ xem có bị làm giả hay không, đồng thời với nó là yêu cầu chủ doanh nghiệp – kế toán viên giải trình các hồ sơ chứng từ doanh nghiệp.
Vì vậy, việc chuẩn bị bộ hồ sơ sổ sách chứng từ đúng chuẩn là rất quan trọng. Nếu làm tốt, Doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi ích:
- Hỗ trợ cán bộ Thuế có thể dễ dàng kiểm tra thông tin về hồ sơ doanh nghiệp.
- Tạo cho cán bộ Thuế ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp.
- Thời gian thanh kiểm tra nhanh gọn.
- Không phải bổ sung hay giải trình quá nhiều do hồ sơ đã được làm đúng trình tự.
Do vậy, việc đóng ghép sổ sách Thuế nên được làm hàng năm và được lưu trữ lại để đến thời điểm Thanh kiểm tra sẽ mang ra sử dụng và giải trình
Các bước đóng ghép hồ sơ kế toán
Để chuẩn bị cho việc sắp xếp hồ sơ thuế, kế toán sẽ lần lượt trải qua các bước sau:
- Chuẩn bị file mềm
- In và tập hợp chứng từ
- Đóng ghép hồ sơ
Bước 1: Chuẩn bị file mềm
- File mềm các sổ sách
- Sổ sách kế toán
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Phiếu thu, chi
- Phiếu nhập, xuất
- Biên bản đối chiếu công nợ
Chú ý, nếu bạn dung dich vụ kế toán của 1ketoan.com, các file này sẽ được download trực tiếp trên phần mềm của chúng tôi.
Bước 2: In và tập hợp chứng từ
- In sổ sách
- Sắp xếp hồ sơ thuế
- Sổ Giá vốn, giá thành
- Tổng hợp giá vốn hàng bán
- Tổng hợp giá thành
- Chi tiết giá thành
- Sổ Bán hàng
- Chi tiết bán hàng hóa
- Chi tiết bán thành phẩm
- Sổ Công nợ
- Công nợ phải thu
- Tổng hợp công nợ phải thu
- Chi tiết công nợ phải thu
- Công nợ phải trả
- Tổng hợp công nợ phải trả
- Chi tiết công nợ phải trả
- Công nợ phải thu
- Sổ Kho hàng
- Kho nguyên vật liệu
- Tổng hợp kho nguyên vật liệu
- Chi tiết kho nguyên vật liệu
- Kho thành phẩm
- Tổng hợp kho thành phẩm
- Chi tiết kho thành phẩm
- Kho hàng hóa
- Tổng hợp kho hàng hóa
- Chi tiết kho hàng hóa
- Kho nguyên vật liệu
- Sổ phân bổ, khấu hao
- Chi phí trả trước
- Tài sản cố định
- Bảng kê hóa đơn GTGT
- Hóa đơn mua vào
- Quý 1
- Quý …
- Quý 4
- Hóa đơn bán ra
- Quý 1
- Quý …
- Quý 4
- Hóa đơn mua vào
- Bảng thanh toán tiền lương
- Tháng 1
- Tháng …
- Tháng 12
- Sổ chi tiết tài khoản
- In phiếu
- Phiếu thu, chi (in một mặt – giấy A5)
- Phiếu nhập, xuất kho
- In hồ sơ lương
- Hợp đồng lao động
- Bảng chấm công
- Tập hợp chứng từ
- Hóa đơn GTGT
- Giấy nộp tiền thuế, bảo hiểm
(*) Lưu ý: Tùy vào đặc điểm SXKD của DN nên có thể không có đủ toàn bộ sổ sách như liệt kê
Đóng ghép hồ sơ kế toán thuế
Sổ Giá vốn, giá thành, sổ bán hàng
Đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới
- Bìa sổ + Mục lục
- Tổng hợp giá vốn hàng bán
- Tổng hợp giá thành
- Chi tiết giá thành
Sổ Công nợ phải thu/phải trả
Đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Bìa sổ + Mục lục
- Tổng hợp công nợ phải thu/trả
- Chi tiết công nợ phải thu/trả
Sổ Kho nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng hóa
Đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Bìa sổ + Mục lục
- Tổng hợp kho nguyên vật liệu
- Chi tiết kho nguyên vật liệu
Sổ phân bổ, khấu hao
Đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Bìa sổ + Mục lục
- Chi phí trả trước
- Tài sản cố định
Sổ chi tiết tài khoản
- Bìa sổ + Mục lục
- Sổ chi tiết tài khoản
Báo cáo thuế
Mỗi quý đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Bìa sổ
- Tờ khai thuế
- Bảng kê bán ra
- Bảng kê mua vào
- Báo cáo sử dụng hóa đơn
Báo cáo tài chính
Đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Bìa sổ
- Báo cáo kết quả HĐKD
- Bảng cân đối tài khoản
- Thuyết minh BCTC
Hóa đơn bán ra/mua vào
Mỗi tháng đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Phiếu thu/chi (Nếu giao dịch bằng tiền mặt)
- Hóa đơn
- Phiếu nhập kho
- Biên bản đối chiếu công nợ
Hồ sơ ngân hàng
Đóng thành một quyển, bao gồm theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Sao kê ngân hàng
- Giấy ủy nhiệm chi: Sắp xếp thứ tự theo thời gian cũ đến mới
- Giấy báo có: Giao dịch trả tiền NCC cần GBN
Hồ sơ tiền lương
Mỗi tháng đóng thành một quyển, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới:
- Phiếu chi (lương)
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng chấm công
Hồ sơ nhân viên
- CMTND
- Hợp đồng lao động
Chứng từ khác
- Giấy nộp tiền thuế online
- Giấy nộp tiền thuế, bảo hiểm trực tiếp tại ngân hàng
- Lệ phí cầu đường
Video kết quả:
(*) Lưu ý: Đối với bìa sổ nên in mỗi năm một màu để tránh việc nhầm lẫn khi kiểm tra
Rõ ràng, để đóng ghép, sắp xếp hồ sơ thuế kế toán doanh nghiệp một cách chuẩn chỉnh không phải là vấn đê đơn giản. Để đóng ghép được, trước tiên bạn phải có được một hồ sơ, báo cáo chuẩn chỉnh. Các bộ sổ, chứng từ phải chuẩn bị đầy đủ. Như vậy, doanh nghiệp mới có thể yên tâm nếu có thanh kiểm tra.
Nếu các bạn gặp khó khăn hoặc kế toán chưa đủ kinh nghiệm, hãy liên lạc 1ketoan.com theo Hotline: 0888.005.630